Amtssignatur
Die Amtssignatur ist die digitale Unterschrift auf Behördenschriftstücken.
So wie im E-Government eine Person mit ihrer ID-Austria Anträge digital signiert, gibt es auch seitens der Behörde eine digitale Unterschrift. Diese wird Amtssignatur genannt. Die Amtssignatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel im Sinne der Verordnung über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS-VO).
Behördenschriftstück
Bringt eine Behörde die Amtssignatur auf Bescheide und andere Erledigungen auf, macht sie damit kenntlich, dass es sich um ein Behördenschriftstück handelt. Anhand der Amtssignatur ist erkennbar, von welcher Behörde das Dokument stammt und gewährleistet die Prüfbarkeit des Dokuments.
Prüf- und Testmöglichkeit einer Amtssignatur
- Signaturprüfung der RTR – Rundfunk u. Telekom Regulierungsbehörde (Aufsichtsstelle gem. SigG)
- Funktionstest der ID-Austria (Bescheinungsstelle gem. SigG)
- Mehr zu Verifizierung amtssignierter Schriftstücke
Quelle: Amtssignatur Hoheitsverwaltung (Muster) Foto: BKA
Merkmale der Amtssignatur
Die Amtssignatur muss über bestimmte Merkmale verfügen, mit denen die Sicherheit der Signatur oder des Siegels an sich und die Gültigkeit des Dokumentes bei einem Ausdruck auf Papier gewährleistet ist. Das E-Government-Gesetz hält in § 19 fest, dass neben der Bildmarke und der Information der Prüfbarkeit der Signatur oder des Siegels auch ein Hinweis enthalten sein muss, dass das Dokument amtssigniert wurde.
Erscheinungsbild der Amtssignatur
Damit alle Beteiligten im E-Government die Amtssignatur leicht erkennen können, ist ein einheitliches Erscheinungsbild sinnvoll.
Neben der Hoheitsverwaltung darf die staatliche Verwaltung nunmehr gemäß § 19 Absatz 2 E-Government-Gesetz auch im Rahmen der Privatwirtschaftsverwaltung die Amtssignatur verwenden. In einem solchen Fall muss jedoch zwingend im Feld "Hinweis" die Information entfallen, dass der Ausdruck des amtssignierten Dokuments auch die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde hat.
Quelle: Amtssignatur im Rahmen der Privatwirtschaftsverwaltung (Muster) Foto: BKA
Mit der Amtssignatur wird erkenntlich gemacht, dass es sich um ein amtliches Dokument handelt, daher muss sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel im Sinne der eIDAS-VO (§ 19 Abs. 1 E-GovG)
- die Erkennbarkeit der Herkunft muss durch ein entsprechendes Attribut (Verwaltungseigenschaft der Behörde) im Zertifikat ausgewiesen werden
- darf ausschließlich von Auftraggebern des öffentlichen Bereichs bei der elektronischen Unterzeichnung oder bei der Ausfertigung der von ihnen erzeugten Dokumente verwendet werden (§ 19 Abs. 2 E-GovG)
- muss in Ansichten des signierten/besiegelten elektronischen Dokumentes durch eine Bildmarke sowie durch einen Hinweis, dass das Dokument amtssigniert wurde, dargestellt werden (§ 19 Abs. 3 E-GovG)
- die Informationen zur Prüfung sind vom Auftraggeber des öffentlichen Bereichs bereitzustellen (19 Abs. 3 E-GovG)
Öffentlichen Urkunde
Ein auf Papier ausgedrucktes elektronisches Dokument einer Behörde hat die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde, wenn das elektronische Dokument mit einer Amtssignatur versehen wurde.
Prüfbarkeit
Die Amtssignatur muss durch Rückführung des Dokuments aus der ausgedruckten in die elektronische Form prüfbar oder das Dokument muss durch andere Vorkehrungen der Behörde verifizierbar sein.
Hinweis zur Verifizierung
Das Dokument hat einen Hinweis auf die Fundstelle im Internet, wo das Verfahren der Rückführung des Ausdrucks in das elektronische Dokument und die anwendbaren Prüfmechanismen enthalten sind, oder einen Hinweis auf das Verfahren der Verifizierung zu enthalten.
Hinweis für Behörden und Ämter: Bestellung der Amtssignatur
Zentrale Informationstechnologie-Dienstleister der Verwaltung bieten das Service der Amtssignatur auch als sogenanntes Shared Service an.
Es gibt kostenfreie Module, mit denen sich Online-Applikationen in die jeweilige Verwaltungs-Informationstechnologie-Infrastruktur integrieren lassen.
Leitfaden Amtssignatur
Der Leitfaden soll eine Hilfestellung bieten und für die Einführung der Amtssignatur eine Anleitung liefern: von der Bestellung des Zertifikates bis hin zur Erstellung der Bildmarke und der Auswahl geeigneter technischer Signatur- und Prüfanwendungen.
Spezifikation Layout zur Amtssignatur
Das Dokument legt das Aussehen der Amtssignatur im Detail fest, um einerseits ein einheitliches Auftreten gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern zu erreichen, andererseits, um die automatisierte Rekonstruktion und Verifizierung von PDF-Amtssignaturen zu erleichtern.
Für weitere Fragen zur Umsetzung wurden oft gestellte Fragen unter FAQs Amtssignatur zusammengefasst.
Bildmarke zur Amtssignatur
Die Darstellung der Amtssignatur in elektronischer Dokumente erfolgt durch eine Bildmarke, die die Behörde als die ihre gesichert veröffentlicht hat.
Das E-Government-Gesetz legt zur Bildmarke lediglich fest, dass die Behörde diese gesichert im Internet zu veröffentlichen hat. Bildmarke des BMF veröffentlicht unter Amtssignatur.
Gestaltungsbeispiel der Bildmarke
1. Institutionsname (oben rund)
2. Wappen beziehungsweise Logo (in Mitte platziert)
unten: fixes Element "Amtssignatur"
Die grafische Gestaltung der Bildmarke obliegt der jeweiligen Behörde.
